La plupart des impayés se préparent bien avant l’échéance : conditions floues, client mal connu, facture tardive, absence de suivi. Voici les bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise.
1. Écrire des conditions de paiement claires
Vos devis, contrats et conditions générales de vente doivent préciser sans ambiguïté le délai de paiement, les moyens de paiement acceptés et les conséquences d’un retard prévues au contrat. Faites-les signer ou accepter par écrit avant de commencer le travail.
2. Connaître votre client avant de vous engager
Avant un contrat important, renseignez-vous sur le client : ancienneté, réputation, historique de paiement avec vous ou avec d’autres fournisseurs. Pour un nouveau client, commencez par des montants raisonnables et augmentez progressivement.
3. Demander un acompte
Pour les commandes importantes ou sur mesure, un acompte à la commande protège votre trésorerie et engage le client. C’est une pratique courante et bien acceptée.
4. Facturer vite et proprement
Envoyez la facture dès la livraison ou la fin de la prestation, au bon destinataire, avec les références de la commande. Une facture exacte et complète ne laisse aucune prise à la contestation.
5. Relancer avant l’échéance
Un rappel courtois quelques jours avant l’échéance évite de nombreux oublis. Après l’échéance, un suivi rapide et gradué montre au client que vous suivez vos paiements de près.
6. Suivre votre poste clients chaque semaine
Tenez une balance âgée de vos créances : pour chaque client, ce qu’il doit et depuis combien de temps (moins de 30 jours, 30 à 60, 60 à 90, plus de 90). Ce tableau montre immédiatement où agir. Fixez aussi un encours maximum par client, au-delà duquel vous suspendez les livraisons jusqu’au règlement.
7. Agir sans attendre quand le retard s’installe
Au-delà de quelques semaines de retard, le risque augmente vite. C’est le moment de passer à un recouvrement structuré : relances écrites, négociation d’un échéancier, puis mise en demeure si nécessaire. Notre article Comment récupérer une facture impayée au Sénégal détaille chaque étape.
En résumé
- Des conditions de paiement écrites et acceptées.
- Des clients connus et des montants progressifs.
- Des acomptes sur les grosses commandes.
- Une facturation rapide et exacte, des relances avant l’échéance.
- Une balance âgée suivie chaque semaine et un encours maximum par client.
Cet article donne des conseils généraux. Pour mettre en place ces outils dans votre entreprise, demandez un diagnostic.